経理業務におけるAIの活用について、なんだか難しいイメージやコストがかかるイメージを持たれると思いますが、意外と簡単なのです。
AIを活用するために必要なものはデータです。
データをどのように用意するか＝AIを活用するための必須条件となります。
具体的には、
１．インターネットバンキング
２．クレジットカード明細のWEB化
３．現金出納帳をEXCEL等の表計算ソフトで作成
４．請求書、領収証をスキャナで画像に変換（スマホで撮影でもOK）
５．レジをiPad等のタブレットによるレジに改修
以上の５つのポイントをそれぞれ解説すると
1.インターネットバンキング
これについてはすでに導入されている方も多いと思います。
取引明細をCSV形式でダウンロードしていただくか、会計システムから直接インターネットバンキングへログインできるように、ID・パスワード・電子証明書を設定していただければ、口座の取引から仕訳が自動生成されます。
例えば、毎月10に電気代か引き落とされているのであれば、
○月10日 水道光熱費/普通預金 25000円 電気代九州電力
このように自動で仕訳を生成します。
もちろん、売上金の入金や、仕入・外注費の支払も売上なのか仕入なのか、外注費なのか一度設定すると、翌月から同じ相手に対しての取引を自動で仕訳します。
極端に言えば、一度設定が済んでしまえば一月分の取引明細をわずか数秒で仕訳に変換し、入力が完了してしますのです。
費用としてはインターネットバンキングの利用料（法人・個人事業主で月額１５００円程度）と、システムの連携費用が月額１０００円ほどです。（連携費用がいらない場合もあります）
２．クレジットカード明細のWEB化
クレジットカード明細をWEBで確認出来るように設定していただければ、
インターネットバンキングのときと同じように一瞬で仕訳が完了します。
WEB明細の費用は通常無料で行なえますし、あえて紙の明細を出すと１００円程度かかっている場合がありますので、その分経費が減ります。
会計システムについては、連携費用が月額１０００円ほどかかりますが、インターネットバンキングも導入されていれば、クレジットカードの連携は無料です。
3.現金出納帳をEXCELなどの表計算ソフトで作成
ご自身で現金出納帳を作成していただければ会計システムにて変換をかけることにより、一瞬で仕訳が完了します。特に費用は発生しません。
ただし、EXCELなどで作成したものを紙で頂いた場合は、一仕訳あたり20円ほど料金が発生しますが、当事務所との契約内容によっては追加料金無しのプランもあります。
4.請求書・領収書をスキャナ等で読み込む
これを行うためにはスキャナ等が必要なので初期費用が２～10万円（スキャナの性能によります）かかりますが、一度これをやるとあまりの便利さに驚きます。
準備することは、大まかに領収書をサイズごとにまとめていただいて、スキャナに通すだけです。
特にレシートを読み込む場合は、レシート内の店名、電話番号から業種を自動判定して、大まかに勘定科目をソフトが決定します。
もちろん間違いもありますので、チェックして修正するごとに精度が向上していきますので、どんどんスピードアップ出来ます。
手書きの領収書についても、AIが判定するシステムと、人力で入力してくれるソフトの2種類があります。
利用料としては、1仕訳当たり20円となりますが、前述の追加料金足プランもあります。
10月からの消費税の複数税率も、このシステムを使えば１０％分と、8％分を自動で判別してくれるので心強いです。
5.レジをiPad等のタブレット端末を利用したものへ変更
最近飲食店などでよく見かけるようになりましたね。これを用いると売上は自動で仕訳完了！
クレジットカードや、各種スマホ決済、交通系ICカード等の決済を導入するのであれば、タブレット端末のレジを利用しない手はありません。
飲食店などでのレジ改修は、現在補助金を受けられますのでお安く導入できます。（おすすめはAirレジです）
端末、レシートプリンター、キャッシュドロワーのセットでの導入がおすすめです。
レジの月額利用料は無料で、会計システムとの連動には別途１仕訳２０円か、コミコミプランがあります。
以上概要を説明いたしましたが、文章だけではイメージが掴めないと思いますので、是非一度お問い合わせください。